أهداف إدارة التقارير

هناك العديد من أغراض إعداد التقارير الإدارية ، من أهمها ما يلي:

الحفاظ على العلاقة

يحافظ إعداد التقارير التنفيذية على العلاقات داخل منشأة واحدة ويحافظ على حالة من الوضوح حيث يعرف الجميع ما لديهم وما عليهم مدينون به. علاوة على ذلك ، فإن التقارير التنفيذية ترضي جميع الأطراف المشاركة في محتوى التقرير ، سواء كانت تلك الأطراف داخلية أو خارجية.

يتحكم

يتمثل دور التقارير التنفيذية في تحقيق السيطرة على الإدارة وتمكينها من مقارنة الأهداف المحققة بالأهداف المخططة ، مما يعني إبقائها في المنطقة الآمنة ، وتمكينها من اتخاذ الإجراءات اللازمة عند الحاجة.

تقويم

التقارير التنفيذية تمكن الإدارة من تصحيح الأخطاء ونقاط الضعف في مؤسسة أو شركة لأنها مواكبة لأحدث التطورات والأحداث. علاوة على ذلك ، يساعد إعداد التقارير التنفيذية الإدارة على فهم التحديات والعقبات التي تواجهها ، وبالتالي تمكينها من العمل عليها بطريقة مناسبة.

تخطيط

تساعد التقارير الإدارية الإدارات على تحسين كفاءة عملية التخطيط حيث أن جميع البيانات والمتطلبات محدثة ، وبالتالي فإن هذه التقارير تمكن الإدارة من ضبط ومراجعة الأهداف المرجوة للخطة لتحقيقها حسب الحاجة.

تعريفات تقرير الإدارة

يتم تعريف التقارير الإدارية على أنها طريقة اتصال تستخدم بشكل أساسي بين مستويات الإدارة المختلفة ، خاصة بين المستويات العليا والدنيا للتواصل وتبادل المعلومات. الطريق بسيط. يمكن كتابة التقارير شفهيًا أو باستخدام بعض الأدوات البصرية.

هناك العديد من أنواع التقارير الإدارية ، بناءً على من يقوم بإعدادها والقسم الذي تذهب إليه ، بالإضافة إلى ما يتم استدعاؤها. التقارير هي تقارير تُعلم المهام اليومية بالإضافة إلى التقارير المالية أو الحسابات أو تقارير المبيعات ، وغالبًا ما تصبح التقارير أكبر وتصبح تقارير منفصلة. قم بإبلاغ القسم ، ثم إلى المنشأة ، ثم إلى قطعة من الورق في يد مدير المنشأة.

إدارة خصائص التقرير

يحتوي كل تقرير إداري جيد على عدد من الخصائص التي تمكنه من تحقيق الغرض المقصود منها ، وهي كالتالي:

• كن محددًا بشأن هدف واحد فقط وناقش هذا الهدف بالتفصيل من جميع الزوايا.
• كن صريحًا ، وتجنب اللغة الأدبية والاستعارات ، وكن واقعيًا.
• ابتعد عن التحيز واقترب من الموضوعية قدر الإمكان.
• يجب أن يكون من السهل قياسه لأنه يجب أن يحتوي على معلومات يمكن تحويلها بسهولة إلى معلومات قيمة.
• دقيقة ولا تحتوي على معلومات مشبوهة.
• يجب أن يكون من السهل فهمه ، حيث يمكن استخدام بعض الأدوات الحديثة مثل الرسوم البيانية والجداول.
• بناءً على المقارنات التي يمكن أن تعود بفوائد حقيقية على الشركة أو المؤسسة.

خطوات كتابة تقرير تنفيذي

لكتابة تقرير تنفيذي بلغة واضحة وتحقيق الغرض من التقرير ، هناك عدة خطوات مطلوبة. والخطوات هي كما يلي:

• تحديد الغرض من التقرير والغرض المقصود من إعداد التقرير ، وجمع المعلومات ذات الصلة.
• تحديد مصادر المعلومات المستخدمة في إعداد التقرير.
• إذا كانت التقارير جماعية ، فجهّز فرق العمل وعيّن المهام.
• تحديد معايير التقرير والأهداف المطلوبة والخصائص المرتبطة به مثل طبيعته (مكتوبة أو مرئية) ، ثم تحديد التفاصيل. في حالة الكتابة ، يجب تحديد نوع الخط وحجمه وخصائص أخرى.
• حدد المراجع التي تمت الموافقة عليها وقت كتابة التقرير.
• حدد موعدًا نهائيًا لكتابة التقرير وتقديمه ، وحاول تسليمه بحلول الموعد النهائي المحدد.

المراجعين

1. ، اطّلع عليه بتاريخ 23/1/2022. ^دينا محمود (11/22/2021) ، شوهد 23/1/2022.سلوك.
2. ، 20/9/2021 ، اطّلع عليه بتاريخ 23/1/2022. ^، تمت الزيارة في 20 سبتمبر 2021 ، بالرجوع إليه في 23 يناير 2022.سلوك.
3. ، اطّلع عليه بتاريخ 23/1/2022 مريم قاسم (9/16/2019) شوهد بتاريخ 1/23/2022.